CRM · Procesos operativos

Reserva de plaza
y matriculación

Manual operativo del CRM para Administration Department. 10 procesos agrupados por área funcional. Pulsa en cualquiera para ver el detalle.

10
Procesos
3
Áreas
Leyenda !Prohibición ✓Obligación ⚠Atención iInformación
1
Pagadores y formulario FVC
3 procesos
2
Operativa y nomenclatura
3 procesos
3
Cobros, accesos y devoluciones
4 procesos
01
Pagador en reserva de plaza
1
Pagador en reserva de plaza
❌
Nunca
El pagador en la reserva de plaza solo puede ser candidate o company. Nunca se debe seleccionar other.
✅
Así se hace
Si el candidato indica que paga un tercero (padre, madre, etc.), en CRM se guarda como candidate, pero el nombre y email del tercero quedan registrados en los campos contact person name y contact email. De esta forma Administración puede hacer el match del pago correctamente.
02
Formulario FVC — Campo de identificación fiscal
2
Formulario FVC — Campo de identificación fiscal
ℹ️
Criterio
El campo no requiere obligatoriamente pasaporte. Se puede usar cualquier documento nacional de identidad del país de residencia, siempre que sea coherente con la dirección fiscal del candidato.
ESPAÑOLENGLISH
Literal del campo
Documento de Identidad / Pasaporte		Field label
Identity Document / Passport
Texto aclaratorio (*)
DNI, NIE, NIF, RUC, CURP, CPF, SSN, Pasaporte u otro documento oficial de tu país.		Helper text (*)
Passport, National ID, SSN, DNI, RUC, CPF, CURP or any official government-issued document.
03
No modificar manualmente datos de pagadores en CRM
3
No modificar manualmente datos de pagadores en CRM
❌
No hacer
Si los datos del FVC están incompletos o incorrectos, no se deben picar a mano en CRM.
✅
Solución correcta
Reenviar el link del FVC al candidato para que lo complete él mismo. Esa es la única vía válida para corregir los datos del pagador.
⚠️
Importante
Cada vez que se haga cualquier modificación manual en el módulo de pagadores, es obligatorio dar a "Marcado a AX" (reserva y/o contrato) y guardar, para que la integración con el ERP se refresque correctamente.
04
Campo "Date data received by candidate"
4
Campo "Date data received by candidate"
❌
Nunca
Este campo no se debe rellenar manualmente. La fecha se genera de forma automática cuando el candidato completa el FVC.
⚠️
Importante
Si está en blanco, significa que el FVC no se ha completado. La acción correcta es reenviar el FVC al candidato.
05
Nomenclatura unificada para documentos en CRM
5
Nomenclatura unificada para documentos en CRM
📋
Convención de nombres
Todos los documentos se suben en documentos de la admisión con estos nombres exactos:
Justificante de reserva de plaza→00_RP
Documento de donación / FIE→00_FIE
Devolución→00_devolución
06
Pagador de la FIE (donación / fundación)
6
Pagador de la FIE (donación / fundación)
✅
Único caso permitido
El pagador de fundación sí puede ser other. Es el único escenario en el que esta opción es válida.
🇪🇸
Españoles y residentes en España
Es obligatorio revisar que el documento subido coincida exactamente con el nombre dado de alta en Hacienda (nombre completo y ambos apellidos).
🌍
Resto del mundo
Se puede ser más laxo, excepto si el número de documento del donante coincide con el del alumno. Situación frecuente: el alumno pone su propio pasaporte en los datos del padre. En ese caso hay que corregirlo.
⚠️
Importante
No se pueden traer datos del pagador de Flywire automáticamente debido a un impedimento legal y de protección de datos.
07
Pagos y tiempos de confirmación (transferencias)
7
Pagos y tiempos de confirmación (transferencias)
📋
Tiempos a comunicar al candidato
1
Flywire: entre el pago y la confirmación en CRM pueden pasar 48–72 horas. No es instantáneo.
2
Transferencias internacionales: hasta 5 días hábiles desde el origen, más el decalaje de tesorería (1–2 días adicionales).
3
Países con sanciones internacionales (Líbano, Venezuela, Rusia, zonas en conflicto): pueden sufrir retrasos adicionales.
08
Acceso a Flywire para advisors
8
Acceso a Flywire para advisors
ℹ️
Criterio
Todos los advisors deben tener acceso al dashboard de Flywire.
⚠️
Acción acordada
Se añadirá al proceso de onboarding la solicitud de credenciales de Flywire desde el primer día.
09
Contratos de alumnos transfer
9
Contratos de alumnos transfer
📋
Criterio
Los contratos de alumnos transfer requieren modificación manual de la carátula (300 €/conv para el curso 26-27).

Para alumnos duales: el mínimo facturable son 60 créditos + convalidaciones, independientemente de los créditos que efectivamente cursen.
⚠️
Importante
Admisiones va a analizar cómo automatizar este proceso para reducir errores manuales en los contratos.
10
Devoluciones de reserva de plaza
10
Devoluciones de reserva de plaza
📅
Calendario
Las devoluciones se hacen todos los miércoles, excepto en agosto: la primera devolución del curso es la primera semana de septiembre.
📋
Proceso
1
Subir el documento con el nombre 00_devolución en documentos de la admisión.
2
Rellenar el campo "fecha de aprobación". Esto dispara el aviso a Administración para proceder a la devolución.
⚠️
Comunicación entre equipos
La comunicación entre Administración y Admisiones se hace a través de tareas en el timeline del CRM, no del Status Reason.
📋
Si hay que devolver también la FIE
1
Crear una tarea de Admisiones a Administración.
2
Campus Madrid → nickol.mayo
3
Campus Segovia → miriam.gozalo
4
En el futuro se crearán dos grupos: admin.madrid y admin.segovia.
❌
Restricción fiscal
Las donaciones (FIE) solo se pueden devolver dentro del mismo año fiscal.
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